Competentiecentrum Diensten Algemeen Beheer rolt vijfjarenplan uit
Ondersteunende diensten hogescholen en universiteit bundelen krachten
“Twee jaar geleden zijn we gestart met een commissie die die samenwerking op vlak van ondersteunende processen coördineert en stimuleert. Nu zetten we een volgende stap met een bundeling van expertise in het ‘Competentiecentrum Diensten Algemeen Beheer’. We leggen nu de laatste hand aan een vijfjarenplan: tegen 2015 willen we efficiëntere integratie waar alle hogescholen en de universiteit beter van worden”, zeggen voorzitter Koen Debackere (Algemeen beheerder K.U.Leuven) en covoorzitter John Roosen (Directeur logistiek en aankoop KHLim).
Het Competentiecentrum heeft de opdracht om alle activiteiten op de verschillende domeinen van de ondersteunende diensten te coördineren en sturen. De grote domeinen zijn: gebouwen en infrastructuur, energiebeheer, bibliotheken, fiscaliteit en verzekeringen, aankoop, ICT, AVNet en preventie-, veiligheids-, gezondheids- en milieubeleid. “Die integratie is niet vanzelfsprekend.”, zegt John Roosen. “Hogescholen en universiteit hebben een andere structuur. Bovendien zitten we in een geografische spreidstand van Oostende tot Limburg. Het is een grote uitdaging om al die instellingen samen op het spoor van duurzame organisatieontwikkeling te zetten. Dat lukt alleen als we in alle richtingen werk maken van WIN-WIN-relaties.”
Succes stimuleert
“Via de werkgroepen hebben we de voorbije jaren al een aantal projecten uitgevoerd waarvan iedereen de voordelen inziet”, vult Koen Debackere aan. “Er is de samenaankoop van ICT-materiaal, wat niet alleen prijsvoordeel oplevert, maar ook leidt tot grotere standaardisering. Er zijn de groepscontracten voor telefonie en energie. Het elektronische leerplatform Toledo wordt associatiebreed intensief gebruikt. Maar we moeten verder. Er is nood aan een grotere uniformisering van een aantal processen. Nu werkt elk van de twaalf associatiepartners met een eigen informaticasysteem. Elk apart leveren die goede resultaten. Maar om de samenwerking doelgericht te sturen, is vlotte uitwisseling van informatie nodig.”
“Vroeger werkte ik in een privébedrijf”, vertelt John Roosen. “Daar stonden we ook voor de eis om informatie voor iedereen eenduidig zichtbaar te maken. Dan kun je zelf een dure applicatie bouwen, of de markt opgaan. Daar zijn meerdere spelers waaronder SAP. Nu is het zo dat de K.U.Leuven in 1998 van start ging met SAP en daar alle primaire processen binnen de universiteit op entte. Ze hebben dus een ruime ervaring met SAP. Een aantal hogescholen is ondertussen ook al begonnen met de uitrol. Maar het blijft een hele omwenteling.” Koen Debackere: “De omschakeling naar SAP is een enorm project. Iedere instelling had tot nu toe een eigen informaticasysteem. Het is normaal dat bij de overgang naar een nieuw systeem beperkte functionaliteit verloren gaat. We begrijpen dat dat gevoelig ligt, maar dat verlies zal op termijn meer dan gecompenseerd worden door de voordelen die een geïntegreerd systeem biedt.”
Expertise benutten
Hoeveel besparen we door samen aan te kopen? |
“We hebben al prachtige voorbeelden van projecten die vlot lopen. Neem Toledo: Elke hogeschool werkt net zoals de universiteit met dat elektronische leerplatform - en of dat intensief gebruikt wordt! We werken ook aan de informatisering van het hele onderwijspakket met ‘Corona-campusmanagement’. Op één platform zie je alle facetten van de studieloopbaan van iedere associatiestudent: zijn vakkenkeuze, studiepunten en examenresultaten naast docenteninformatie.
Bij de ene ontwikkeling neemt de universiteit het voortouw, zoals het gemeenschappelijk bibliotheeksysteem en de antiplagiaatsoftware, bij andere, zoals energiebeleid en mobiliteit, trekken de hogescholen. Soms gaat het ook om competenties die niet in elke hogeschool ter zake doen, zoals het beheer van gevaarlijke stoffen. Wij stellen telkens de vraag: waar is de expertise voor dit thema het grootste?”
“Er blijven natuurlijk nog terreinen open waar meer convergentie wenselijk en nodig is”, gaat Koen Debackere verder. “Daar maken we de volgende vijf jaar werk van. Zo moeten we LIRIAS openstellen voor de onderzoekers in de hogescholen, zodat ze toegang hebben tot alle academische bibliotheekgegevens en hun output kunnen publiceren in een gestructureerde omgeving. K.U.Leuven ontwikkelde een heel gesofistikeerde bundel rond de toewijzing en het gebruik van lokalen en ruimtes. Die willen we opentrekken voor iedereen.” John Roosen: “Daar kijken we inderdaad naar uit. Want met 80.000 studenten en de brede geografische spreiding gebruiken we de beschikbare ruimte in een bepaalde regio best zo constructief mogelijk. Ik heb trouwens nog een droom die ik graag gerealiseerd zou zien: een gemeenschappelijk datacentrum met voldoende back-upcapaciteit. Nu heeft elke instelling zijn eigen serverpark en opslagcapaciteit. Breng dat samen en je bespaart op ruimte en energie – denk alleen maar aan de koeling van al die machines.”
“Het Competentiecentrum Diensten Algemeen Beheer is ook eigentijds omdat het puur virtueel is”, zegt Koen Debackere. “Je vindt het niet op een vaste locatie. Iedere expert blijft op zijn vertrouwde plek in het team waarin hij of zij optimaal functioneert. Zo maximaliseren we de expertisewinst. Integratie in bestaande diensten beperkt bovendien de kosten. Voor wie met vragen of voorstellen zit, is er een lijst met experten met wie je contact kunt opnemen. Elke hogeschool is ook vertegenwoordigd in de werkgroepen en behoudt zo zicht op werking, budget en projectenportefeuille.”
De lijst met experten bij wie je terecht kan met vragen of voorstellen vind je op de associatiewebsite: http://associatie.kuleuven.be/diensten/algemeen_beheer.html
Copyright © Associatie K.U.Leuven | reacties op de inhoud: