Project

Wat?

OK!PI (lees 'okapi') is een benchmarkingproject voor wetenschappelijke bibliotheken, gebaseerd op cijferindicatoren. Aan de hand van meetbare resultaten willen we op termijn de meerwaarde van de bibliotheekwerking aan het beleid en aan de gebruiker kunnen aantonen.

Het project bevond zich eind 2013 in de voorlaatste fase van haar stappenplan (stap 9: rapporteren en analyseren). Vanaf 2014 wordt naar het uiteindelijk doel toegewerkt (stap 10: benchmarking).

Wie?

Op gezag van de Associatie nemen alle bibliotheken en bibliotheekdiensten van de Associatie KU Leuven sinds 2010 (gegevens 2009) aan de jaarlijkse gegevensbevraging deel. 

Dit project werd tot eind 2016 gecoördineerd door de BASSO-deelgroep Meten en kwaliteit. Deze deelgroep kreeg in 2017 een doorstart in de Technische Deelgroep Meten die de voortgang van het project bewaakt.

Intussen tonen ook de andere associaties in Vlaanderen interesse voor dit project. Dit resulteerde in het Okapi-2 project oorspronkelijk gecoördineerd door VOWB, nu onder de vleugels van OWB (VVBAD).

Hoe?

• Een 10-stappenplan vormt de leidraad bij de ontwikkeling en uitrol van dit associabrede project.
• Er wordt maximaal gebruik gemaakt van de troeven die de context van de Associatie KU Leuven biedt om op een eenvormige en gecentraliseerde manier aan gegevensverzameling en -verwerking te doen.
• Vanaf het begin werd veel aandacht besteed aan de jaarlijks geüpdate handleidingen met zo duidelijk mogelijke definities. De door IFLA in 2007 uitgegeven handleiding 'Measuring Quality: Performance Measurement in Libraries' diende als leidraad. Tevens werd gebruik gemaakt van de ISO-standaarden 2789 (Informatie en documentatie - internationale bibliotheekstatistiek), 11620 (Informatie en documentatie - bibliotheek performantie indicatoren) en 5127 (Informatie en documentatie - vocabularium).
• Er wordt in dit project groot belang gehecht aan interne kwaliteitscontrole.
• Sinds 2011 beschikt onze associatie over een door LIBIS ontwikkelde webapplicatie waar gegevens op bibliotheek- en instellingsniveau online ingevoerd, bewaard en berekend worden. De tool leidt hieruit - op instellingsniveau - een set okapi-indicatoren af. Alle projectpartners hebben dankzij deze webtool toegang tot elkaars gegevens (enkel raadpleging) en kunnen deze naar wens downloaden in vergelijkende rapporten.
• De verzamelde gegevens en afgeleide indicatoren worden vanaf 2011 jaarlijks gepresenteerd in uitgebreide statistische rapporten.
• Tijdens zogenaamde 'Terugkomdagen' worden de projectpartners geïnformeerd betreffende de realisaties en toekomstplannen.